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Bitte, senden-Sie mir keine MS-Office Dateien

Es gibt bessere, billigere, sicherere und offene Lösungen

Copyright © 2005-2014 Godwin Stewart.
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Übersetzung des ursprünglichen Textes:


Microsoft Office Dokumente (wie Word .doc Dateien, Excel-Tabellen und PowerPoint Presentationen) sind ein Ärgernis. Sie behindern die freie Zirkulation der Informationen und verursachen dem Empfänger der Dateien unnötigen Aufwand.

Unglücklicherweise − besonders für die Benutzer und Befürworter der Freien Software − sind diese eigentlich minderwertigen Produkte zum Synonym ihrer Anwendung geworden. Führte man unter Menschen die Computer täglich benutzen eine Umfrage durch, würde einer grossen Mehrheit zu "Textbearbeitungssoftware" zweifellos als erstes "Microsoft Word" einfallen. Nun, das muss man anerkennen − eine Textbearbeitungssoftware "Word" zu nennen ist eine gute Idee, fast ein Geniestreich, denn im englischsprachigen Raum heisst Textbearbeitungssoftware "Word Processor". Es würde schwierig fallen, von einem "Word Processor" zu reden ohne "Word" damit zu asoziieren. Doch um genau zu sein, die Idee stammt nicht von Microsoft − in den frühen Achtzigern gab die schwedische Firma Scandinavian PC Systems (SPCS) die Textbeararbeitungssoftware "SPCS Ord" heraus. "Ord" bedeutet auf Schwedisch "Wort", also "Word".

Es gibt auch einen anderen Bereich in dem man nicht umhin kommt, Microsofts Leistungen anzuerkennen − die Vermarktung. Ob man die Geschäftspraktiken von Microsoft nun für akzeptabel hält oder als unfair betrachtet, es ist eine Tatsache dass diese Firma es geschafft hat, Konsumenten glauben zu lassen, ihre Produkte seien unverzichtbar; nur dadurch − und nicht etwa durch ihre technische Überlegenheit − schafft sie es immer noch, diese Produkte in geradezu obszönen Mengen an den Kunden zu bringen.

Schauen wir jetzt auf die andere Seite der Medaille.

Ein grosses Problem mit Microsofts Produkten ist die Geheimniskrämerei um die Dateiformate, also die Form in der Microsofts Software Daten speichert. Wenn Microsoft keine technischen Spezifikation darüber veröffentlicht, wie etwa Excel-Tabellen gespeichert werden, wie kann man sichergehen, dass die Daten die man in einem Dokument erhalten hat genau die gleichen sind, die der Sender eingegeben hat? Natürlich nur dadurch, dass man selbst eine Excel-Lizenz kauft! Doch warum sollte man sich eine teure Lizenz leisten, wenn es auch anders geht? Es wird zwar ständig darüber gesprochen, dass Microsoft in der nächsten Ausgabe von Office (Codename "Office12") offene Standards wie XML verwenden wird, doch in der Zwischenzeit begnügen sie sich damit zu schweigen und zu kassieren.

Man könnte nun meinen, die Lösung sei es nachzugeben und Microsoft Office zu benutzen. Das ist für mich persönlich aus mehreren Gründen unmöglich. Erstens, um eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der ich mehr Zeit mit richtiger Arbeit verbringen kann anstatt mich mit Lizenzen, Spyware oder den tagesaktuellen Viren herumzuplagen, verwende ich überhaupt keine Microsoft Produkte, schon gar nicht auf einer Maschine die Internet ausgesetzt ist. Das gilt auch für Betriebssysteme die ich verwende − alle meine Maschinen laufen entweder mit FreeBSD oder GNU/Linux, für die es sowieso kein Microsoft Office gibt.

Zweitens, angesichts der exorbitanten Kosten von Microsoft Office und der erzwungenen Upgrades (die natürlich auch kostenpflichtig sind) jedesmal wenn eine neue Version herauskommt, fällt die Entscheidung gegen Microsofts Produkte nicht schwer. Denn Freie Software -Produkte sind kostenfrei.

Und letztendlich, die Systeme die ich benutze sind durchaus in der Lage, Dokumente zu produzieren die platformunabhängig und dadurch auf jedem Computer verwendbar sind: einfache Textdateien (bei denen allerdings eventuelle Formattierung des Textes und Bilder verloren gehen), HTML, PDF, PostScript. Jene, die OpenOffice.org herunterladen und installieren wollen (siehe http://de.openoffice.org/), werden auch in der Lage sein OpenOffice-Dateitypen zu lesen. Würde ich hingegen Microsoft Office benutzen, würde ich meinen Aktionskreis auf andere Benutzer von Microsoft Office beschränken.

Die meisten Dokumente, die in Microsoft Word's .doc Format versendet werden, sind ohnehin nur einfache Texte, mit womöglich ein oder zwei im Text eingefügten Bildern. Diese Art von Information kann genausogut mit einer einfachen Markup-Sprache wie HTML übertragen werden. Es gibt unzählige Programme die HTML-Dateien erstellen können, und manchmal muss man gar nicht besonders nach ihnen suchen, da sie bereits da sind &minus im immer beliebteren Browser Mozilla ist ein HTML-Editor namens Mozilla Composer inkludiert. Ja, auch Word kann HTML erzeugen (wobei man aber über die Qualität des von Word erzeugten HTML-Code gnädigerweise lieber kein Wort verlieren sollte).

Das ist doch auffällig komisch, oder? Es bezahlen hier sowohl der Sender wie der Empfänger einen Haufen Geld für zwei Softwarelizenzen um Daten zu übertragen, was schnell ziemlich teuer werden kann. Dabei ist das ganze eigentlich reine Geldverschwendung, da die gleiche Information mit anderen Methoden genausogut übertragen werden kann, ohne dass es den Sender oder den Empfänger einen einzigen Cent kostet. Indem man Microsofts Produkte zum Datenversand verwendet, macht man sich (und womöglich andere) freiwillig zur Melkkuh eines Konzerns.

"Das ist ja alles schön und gut", werden Sie jetzt sagen, "aber was ist mit den komplexeren Dokumenten, wie beispielsweise Tabellen mit Grafiken und Formeln, oder mit langen Abhandlungen, komplett mit Inhaltsverzeichniss, Fussnoten, Index, Literaturverzeichnis und was sonst nicht alles?" Sie haben natürlich Recht. Einfache Markup-Sprachen sind nicht die Antwort auf alle Formattierungsbedürfnisse, manchmal braucht man doch etwas vielseitigeres. Die Freie Software -Gemeinschaft hat auch für diese Anwendungen die richtige Software. Wir haben schon gesehen, wie proprietäre Software vom Schlage Microsoft Office die kostenfreie Datenübertragung behindert, sehen-wir uns nun auch mal an, wie sie den freien Datenaustausch verhindert.

Zunächst einmal haben Sie nicht mehr die Kontrolle über ihre Dokumente. Der Erzeuger der Software, mit dem sie erstellt wurden, hat die Kontrolle. Zum Beispiel: versuchen Sie mal, ein mit Word 2 erstelltes Dokument mit einer aktuellen Version von Word zu öffnen. Nein, natürlich geht das nicht − und Sie dachten, das wäre Ihre Datei?

Es gibt aber auch andere Beispiele die direkt aus der Realität der EDV herausgegriffen sind, die schon viele Benutzer und Firmen zu einem ungewollten Upgrade gezwungen haben. Nehmen wir an, Sie (oder Ihre Firma) sind mit dem Leistungsumfang von Word 97 zufrieden, und sehen keine Notwendigkeit ein Upgrade auf Word 2000 oder 2003 durchzführen. Doch dann werden einge Altersschwache PC's in der Firma ausgetauscht, und die neuen PC's werden mit Office 2003 ausgeliefert − Word 97 ist nicht mehr lieferbar. Wenn Sie jetzt meinen, Sie könnten die alten Computer entsorgen und Office 97 auf den neuen Computern installieren (da Sie ja die Lizenz schon haben), vergessen Sie's wieder − die Lizenz ist eine OEM-Lizenz an den Computer gebunden, und verfällt sobald der Computer am Schrott landet.

Um die Zusammenarbeit in der Firma zu ermöglichen, geben Systemadministratoren für die Benutzer der neuen PC's die Anweisung, alle Dokumente nur in Word 97 -Format abzuspeichern, doch das funktioniert nicht lange. Sei es aus Nachlässigkeit, oder aus Furcht vor dem Verlust der Formattierung (wovor bei jedem Abspeichern des Dokuments ein Pop-up Fenster warnt) oder einfach aus Versehen, verwandeln sich immer mehr Dokumente auf den Fileservern der Firma in Word 2003 Dokumente. Sie können wieder in Word 97 Dokumente gewandelt werden, doch das Arbeiten erfordert einen zunehmenden Aufwand und drückt die Produktivität in den Keller − die Benutzer der älteren Version müssen immer wieder die Benutzer der neueren Version anrufen und um Konvertierung bitten (oder falls die gerade nicht da sind oder keine Zeit haben, die Systemadministratoren, die mit solchen Aufgaben keine grosse Freude haben), und dann einige Zeit warten bis sie das Dokument bearbeiten können… Aber nicht nur Firmenintern geschieht das, auch die Geschäftspartner der Firma haben ein Upgrade gemacht, und die Dokumente die man von ihnen erhält sind auch Word 2003. Und während man Firmenintern zumindest versuchen kann, eine Regelung durchzusetzen, ist es Firmenextern nicht einmal denkbar.

Letzten Endes kommt die Geschäftsführung unweigerlich zum Schluss, dass der Produktivitätsverlust weit mehr kostet als ein Upgrade, und bewilligt zähneknirschend ein Upgrade (wobei sich natürlich herausstellt, dass die Hälfte der Computer zu alt ist um die neuere Version von Office auszuführen, und in der Folge klingeln sowohl beim Softwareproduzenten als auch beim Hardwarehersteller die Kassen). Also, für das selbstverständlichste der Welt − Austausch von Informationen − war in diesem Fall die Zustimmung eines dritten (in Form der Softwarelizenz) zu erkaufen, und womöglich auch noch die Zustimmung eines vierten (des Hardwareherstellers). Freier Informationsaustausch ist das nicht.

Zurück zu der Frage der komplexen Dokumente. Gewiss, Sie werden irgendein Office-Softwarepaket brauchen, um solche Dokumente zu erzeugen. Doch bei der Wahl eines solchen Softwarepakets tut man gut daran den Datenaustausch zu bedenken. Um die breitestmögliche Verwendbarkeit Ihrer Dokumente zu sichern brauchen Sie etwas, das von einem möglichst breitem Publikum genutzt werden kann. Der effizienteste Weg um dies zu erreichen ist die Verwendung der offenen Standards.

Die offenen Standards sind per definitionem offen zugänglich und frei verwendbar − Sie sind nicht gezwungen, Produkte von irgendjemanden zu kaufen um sie zu verwenden. Ein Beispiel für offene Standards ist das "Portable Document Format" von Adobe, besser bekannt unter dem Namen und Dateiendung PDF. Welches Softwarepaket sie auch verwenden, ist es wahrscheinlich in der Lage ihre Dokumente im PDF-Format zu exportieren. Wenn nicht, geht es trotzdem mit FreePDF, einer Software die einen Drucker emuliert − Sie können jedes druckbare Dokument auf dem PDF-"Drucker" ausdrucken und erhalten statt Papier eine PDF-Datei. Diese Dokumente werden dann auf praktisch jedem bekannten Computersystem lesbar sein. Es gibt offizielle Viewer-Programme von Adobe sowohl für Windows als auch für MacOS und verschiedene Unix-Derivate inklusive GNU/Linux und FreeBSD, und es gibt auch eine Menge Viewer von anderen Herstellern oder Gemeinschaften (wie xpdf).

PDF ist für die Datenübertragung sehr gut geeignet, so lange Ihre Dokumente vom Empfänger nur gelesen oder gedruckt werden sollen. Sollten die Empfänger aber auch in der Lage sein, Ihre Dokumente zu ändern, müssen Sie etwas anderes verwenden. Abhängig von der Komplexität oder vom Layout des Dokuments, könnte HTML das richtige Dateiformat sein. HTML ist die Markup-Sprache, die zum Aufbau von Webseiten verwendet wird und kann daher auf jedem Computer (und nicht nur auf Computern, auch mein Mobiltelefon versteht HTML), mit einer Software, die inzwischen zur Standardausstattung eines jeden PC gehört, dem Browser, problemlos angezeigt werden. Ein HTML-Editor ist, wie schon mal erwähnt, ebenso einfach (und kostenfrei) erhältlich, was den Empfänger Ihres Dokuments in die Lage versetzt, Ihr Dokument zu editieren und es wieder zurückzusenden. Dazu kommt, dass HTML eine so einfache Sprache ist, dass es nicht einmal einer speziellen Software bedarf, um HTML-Dokumente zu editieren. Die Seite, die Sie gerade lesen, wurde mit einem einfachen Texteditor erstellt, einer Anwendung die dem von Microsoft Windows bekannten Texteditor "Notepad" ähnlich ist. Eine ausgezeichnete deutschsprachige Anleitung zum Schreiben von HTML-Dokumenten (von der übrigens der Übersetzer dieses Dokuments all sein HTML-Wissen her hat) findet man auf SelfHTML unter der Adresse http://de.selfhtml.org/.

Wenn die Dokumente die Sie übertragen wollen sowohl komplex als auch vom Empfänger bearbeitet werden sollen, müssen Sie wohl oder übel die Dateiformate eines Office-Pakets verwenden. Danach haben Sie zwei möglichkeiten: Sie können entweder die Dateien von Ihrem Office Programm in Microsoft Office Dateiformat exportieren und dieses Dateiformat versenden, oder Sie senden das Paket im ursprünglichen Dateiformat. Sehen-wir uns die Vor- und Nachteile des ersten Lösungsansatzes.

Der offensichtliche Vorteil des Exportierens von, sagen wir, einer Tabelle zu Microsoft Excel Format ist natürlich, dass Excel so verbreitet ist, dass die meisten Computerbenutzer dieses Dateiformat mit ihrer gewohnten Anwendung lesen können. Dazu gibt es aber auch Nachteile: erstens können die Entwickler ihres Office-Pakets nicht wissen, ob die Wandlung der Dateien absolut korrekt ist, da das Excel-Dateiformat ein streng gehütetes Geheimnis von Microsoft ist. Sie müssen das zu erstellende Dateiformat durch Versuche erraten − sie sind zwar inzwischen sehr gut darin geworden, aber eben nicht perfekt − das ist unmöglich. Ich habe selbst Erfahrungen mit Konvertierungsproblemen gemacht, als ich ein Textdokument an einen Kollegen in Belgien geschickt habe − die Fussnoten gingen bei der Konversion verloren, und da dies eine Übersetzung der mit einem CD inkludierten Anmerkungen war, waren die Fussnoten sehr wichtig. Seitdem halte ich den Export zu Microsoft Office Formaten nicht mehr für angebracht − ich konvertiere entweder zu HTML oder PDF. Ein Musikverlag mit dem ich zusammenarbeite besteht darauf, dass ich die Dateien in Microsoft Word Format sende, weil die Abteilung die bei ihnen die CD-Booklets erstellt angeblich nichts anderes verwenden kann. Ich "entspreche" dieser Bedingung einfach dadurch, dass ich das Dokument trotzdem in HTML exportiere, und die Dateiendung von .html zu .doc ändere. Der Empfänger öffnet es mit Microsoft Word − jener User, der nicht weiss (obwohl er es eigentlich wissen müsste) wie man HTML Dokumente in Microsoft Word öffnet, kriegt es überhaupt nicht mit und hat keine Ahnung von seiner… sagen wir, seinem leichten Mangel an Kompetenz im Kompetenzbereich seines Jobs.

Der zweite Nachteil der Exportierung in Microsoft Office Dateiformate ist eher politischer als technischer Natur. Dadurch, dass man Dateiformate einer Firma, gleich welcher, als de-facto Standard akzeptiert und verwendet, tut man nichts für die Entwicklung und Verbreitung der Freien Software. Stattdessen zementiert man die − meiner Meinung nach unverdiente − Marktführerposition von Microsoft im Bereich der Geschäftssoftware, und tut nichts dazu, die anderen aus − ich finde, man kann das durchaus so sagen − der Geiselhaft von Microsoft zu befreien.

Dokumente in Dateiformat Ihrer nicht-Microsoft Officesoftware zu exportieren hat auch Vor- und Nachteile. Eines der Vorteile liegt klar auf der Hand, und es ist ein Vorteil einer eher politischen, aktivistischen Natur: Sie machen andere mit der Freiheit und den ökonomischen Vorteilen der Freien Software bekannt. Der einzige Nachteil ist, dass man wiederum andere zwingt, dasselbe Softwarepaket wie man selbst zu verwenden, doch auch das zieht vorteilhafte Konsequenzen nach sich: der Empfänger wird (genauso wie bei der Verwendung von Microsoft Office auf beiden Seiten) das Dokument wirklich genau so lesen können, wie es erstellt wurde, und er kann es auch bearbeiten und zurückschicken.

Der Einwand, den viele jetzt haben werden ist: "Wenn meine Korrespondenten das gleiche Softwarepaket verwenden müssen wie ich, würde das nicht genau den gleichen Zwang erzeugen wie jenen, dem sie mich durch das Zusenden von Microsoft Office Dateiformaten aussetzen?"

Bedenken Sie wieviel eine Lizenz für Microsoft Office kostet, und bedenken Sie auch ob es Ihnen erlaubt ist, Kopien von Office weiterzugeben. Richtig: es kostet hunderte von Euro, und nein, Sie sind, in der Diktion von Microsoft, "Nicht berechtigt, unrechtmässige Kopien dieser Software zu erstellen". Wenn sie die Software kopieren, können sie in Frankreich (wo ich wohne) mit Geldstrafen bis zu 150.000 ¤, oder Freiheitsstrafen bis zu 3 Jahren rechnen.

Bedenken Sie hingegen wieviel OpenOffice.org kostet, und ob es Ihnen erlaubt ist Kopien zu erstellen. Es kostet Sie nichts − OpenOffice.org ist kostenfrei erhältlich, und es ist Ihnen sehr wohl erlaubt, Kopien zu erstellen. Kopieren ist sogar ausdrücklich erwünscht.

Zwang? Es ist eher so dass dadurch, jemandem einen Anstoss zur Verwendung Freier Software zu geben, der Zwang eher gebrochen wird. Wenn Sie also schon allein durch die Natur der Daten die Sie übertragen wollen dazu gezwungen sind andere zu etwas zu zwingen, dann ist es zweifellos besser sie zum Glück als unters Joch zu zwingen − denn es ist unmöglich, Produkte von Microsoft zu verwenden, ohne sich gleichzeitig ins Joch von Microsoft zu spannen.

Ein anderer Einwand: "Das ist alles schön und gut, doch die Person mit der ich korrespondiere hat nicht die Erlaubnis, auf seinem Arbeitsplatzrechner irgendwelche Software zu installieren; tut sie das, läuft sie Gefahr unangenehmen Konsequenzen ausgesetzt oder sogar entlassen zu werden"

Nun, das ist etwas kniffliger. In dieser Beziehung gibt es zwei Arten von Firmen: einerseits jene, in denen es möglich ist, die Entscheidungsträger und/oder die EDV-Verantwortlichen zu kontaktieren und ihnen Ihr Problem darzulegen, oder sie eventuell zu bitten das Softwarepaket auszuprobieren und dann zu installieren. In den meisten Fällen funktioniert das tadellos, und meistens hat keiner ein Problem mit Software wie OpenOffice.org. Problem gelöst. Die andere Art von Firmen sind jene, die so lang der Gehirnwäsche von Microsoft ausgesetzt gewesen sind, dass sie zu stur sind um auch die kleinste Veränderung oder Abweichung zuzulassen. Ich persönlich möchte mit solchen Firmen nichts zu tun haben, also mache ich mit ihnen auch keine Geschäfte. Ich sage mir immer, für jede solcher Firmen gibt es Hunderte anderer möglichen Geschäftspartner mit denen ich lieber zusammenarbeiten würde. Es ist jedoch nicht so, dass mir so eine Firma bisher jemals untergekommen wäre.

Daraus können wir also die folgenden Schlüsse ziehen:

Wenn Sie aber beginnen, Free Software zu verwenden (welche nicht nur frei im Sinne von Freiheit ist, sondern praktisch immer auch kostenfrei):

Also: Freie Software hat, soweit ich sehen kann, auf allen Gebieten die Nase vorn. Es gibt sehr wohl gute Gründe, sie zu benutzen.


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Letzte Update: 15-JUL-2005