Por favor, no a los documentos de MS-Office

Hay alternativas mejores, más seguras, más económicas, más portátiles…

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La versión original en inglés de este texto está disponible en: no-ms-office.php.
Traducción: Rodolfo José Castellanos J.

Los documentos de Microsoft® Office™ (archivos .doc de MS-Word, hojas de cálculo de MS-Excel y presentaciones de MS-Word, entre otras cosas) son una molestia. Estos documentos impiden la circulación Libre (en todos los sentidos y significados de "Libre") de la información y colocan cargas innecesarias sobre los receptores de dichos archivos.

Desafortunadamente para los usuarios y defensores del Software Libre, estos productos inferiores (esto es argumentable) se han convertido en sinónimo de las funciones para las cuales han sido destinados. Por ejemplo, si realizaras una encuesta en una esquina de la calle, preguntándole a las personas que todos los días usan un computador, cuál es el primer software que viene a sus mentes si tú dices "procesador de texto", la abrumadora mayoría de la gente encuestada responderá "Microsoft Word". Demos crédito donde es debido dar crédito. Llamar a un paquete procesador de textos simplemente "Word" es tan simple que no está lejos de estar falto de ingenio. ¿Cómo puede alguien no pensar en "Word" cuando tú dices "procesador de texto"¹? Aunque, como nota histórica, la idea de llamar a un procesador de texto "Word" no fue de Microsoft. A principios de la década de los 80, la compañía sueca Scandinavian PC Systems (SPCS) liberó un procesador de texto llamado "SPCS Ord". "Ord" en sueco significa "Palabra" ("Word" en inglés).

Otra área donde el crédito debe darse a Microsoft es el mercadeo. Si uno está de acuerdo o no con las tácticas empleadas por Microsoft para que sus productos obtengan la atención completa de los consumidores, el gigante de Redmond ha maniobrado para hacer creer a los consumidores que ellos necesitan sus productos, y ha maniobrado para vender cantidades groseras de licencias por esa mismísima razón en lugar de basarse en los méritos puramente técnicos de los productos.

Aquí sin embargo, es donde el elogio termina.

El corazón del problema está en el secreto de Microsoft acerca de la manera en que los datos son guardados en los archivos producidos por las aplicaciones de Microsoft Office. Si Microsoft no revela los detalles técnicos sobre cómo, por ejemplo, se da formato a los archivos de las hojas de cálculo de Excel, la única manera en que puedes estar seguro que estás viendo el archivo que te enviaron exactamente como quien te lo envió tuvo la intención es… ¡COMPRANDO una licencia de Excel para tí! ¿Por qué debo salir a comprar un costoso paquete de software que yo usaría sólo para este simple propósito cuando hay métodos alternativos para enviar información? Si bien se ha hablado que Microsoft finalmente usará estándares abiertos como XML en su próxima liberación de Office, denominada "Office12" por el momento ellos están muy satisfechos con permanecer con la boca cerrada y escuchando el suave ¡catching! de la caja registradora.

La respuesta, usted podría decir, sería utilizar Microsoft Office para hacer todos los documentos. Esto no va a suceder por varias razones. En primer lugar, de hecho, para proporcionar un ambiente de trabajo más productivo donde yo utilizo mi tiempo logrando que el trabajo sea hecho en lugar de estar preocupándome acerca de licencias, manteniendo las máquinas seguras y asegurándome que no se infectan con el virus del día o que no sean víctimas del spyware más reciente, yo no ejecuto ningún software de Microsoft, permitiendo sólo a una máquina dar la cara directamente a la Internet. Esto también aplica a los sitemas operativos de igual modo − todas las máquinas aquí ejecutan FreeBSD o GNU/Linux para los cuales no existe en modo alguno versiones de Microsoft Office.

En segundo lugar, en vista del exhorbitante costo de la compra inicial de Microsoft Office y las actualizaciones obligadas (por las cuales también debe pagarse) cuando una nueva versión es lanzada, comparada con el costo cero de la mayor parte del Software Libre, la balanza está otra vez en favor de no ir con Microsoft.

Finalmente, los sistemas que uso están en la capacidad de producir documentos que no son dependientes de la plataforma y son por lo tanto utilizables por absolutamente cualquier sistema de computación en el planeta: texto plano (obviamente con la pérdida de los atributos de fuente y de las imágenes), HTML, PDF, PostScript. Aquéllos quienes estén deseosos de descargar e instalar OpenOffice.org (mira http://es.openoffice.org) serán también capaces de utilizar los documentos nativos de OpenOffice.org si yo se los llegara a enviar. Al insistir en usar Microsoft Office, estaría limitando mi campo de acción a sólo otros usuarios de Microsoft Office.

La mayor parte de las veces, los documentos enviados en forma de procesador de texto son textos simples, tal vez con una o dos imágenes incluídas con texto envolviéndolas. Esta es la clase de información que puede transmitirse fácilmente utilizando un simple lenguaje de marcado tal como HTML. Hay incontables aplicaciones para escribir HTML, algunas de las cuales pueden encontrarse mirando no más allá que en tu explorador (el explorador Mozilla contiene uno de esos editores HTML, llamado Mozilla Composer).

¿Observas un patrón emergiendo aquí? El remitente termina pagando por un paquete de software para enviar los datos, y el receptor tiene que pagar por otra copia del mismo paquete de software a fin de acceder a los datos con confianza. ¡Paga, paga, paga! ¡catching, catching, catching! Esto se está convirtiendo rápidamente en un juego costoso, considerando especialmente que ninguno de ellos en realidad necesita el software porque la misma información podría transmitirse empleando otros métodos los cuales no cuestan ni un centavo ni al remitente ni al receptor. ¿Puede usted decir despilfarro? Podrías también querer practicar tu mugido a fin de mantener la ilusión de ser la perfecta vaca lechera.

Te escucho preguntar "OK. Pero, ¿qué tal con documentos más complejos como hojas de cálculo con gráficas y fórmulas o textos extensos con una tabla de contenidos, notas al pie y los trabajos completos?". Estás totalmente en lo correcto. El simple marcado no está para estar en todo y terminar todo en cuanto a dar formato a documentos y algunas veces se requiere algo más elaborado. El Software Libre también hace provisiones para estos casos, sin embargo ahora que hemos mostrado cómo el software propietario como Microsoft® Office™ obstruye la circulación gratuita (en el sentido de los costos) de la información, veamos cómo también inhibe la Libre (en el sentido de libertad) circulación de la información.

Muy simple, tú ya no controlas el acceso a tus propios archivos. El editor del software utilizado para crear dichos documentos lo hace. Un ejemplo oportuno: intenta utilizar una versión actual de Word para abrir un viejo documento de los tuyos creado con Word 2. No puedes. Y estabas pensando que controlobas el acceso a tus archivos… Otro ejemplo: supón que Word 97 es suficiente para tus necesidades de todos los días, pero alguien te envía un documento de Word 2003. Obviamente no serás capaz de abrir el documento de Word 2003 sin actualizar tu copia de Word, entonces ¿quién está impidiéndote leer el documento en este momento? ¿Qué tal el #&^%@?… ¡tu capacidad para intercambiar información con alguien más ahora requiere el consentimiento (en la forma de una licencia para utilizar el software actualizado) de un tercero!

Considera este escenario, el cual es otro ejemplo tomado de la experiencia en la vida real de los empleados de TI. Usted, o la compañía para la cual usted trabaja, están perfectamente felices con, por decir, Word 97 y no han visto necesidad de actualizarla. Entonces las máquinas más antiguas, pasadas de moda, en el piso uno son reemplazadas, y las nuevas máquinas vienen con Word 2003 preinstalado. Los usuarios de las nuevas máquinas ahora tienen que ser enseñados a guardar los documentos en el viejo formato de Word (con todo el desperdicio de tiempo en que se incurre al tener que confirmar muchísimos diálogos "¿Realmente quiere hacer esto?"), y el personal de TI desperdicia incontables horas respondiendo llamadas de empleados en los otros pisos quienes ya no pueden abrir archivos en el servidor de archivos cuando son guardados por usuarios de las nuevas computadoras quienes olvidan (o tan sólo no se molestan, eso consume tiempo, ¿correcto?) guardar sus documentos en formato para Word 97. A fin de detener este desperdicio de tiempo, la compañía es forzada a actualizar todas las otras computadoras a Word 2003. El problema es que estas máquinas no son lo suficientemente recientes para ejecutar Word 2003 a una velocidad razonable, por lo que ¡necesitan reemplazarse también!

La respuesta, podrías decir, es desinstalar Word 2003 de las nuevas máquinas y reinstalar Word 97. Suena bien, pero no puedes. Las licencias de Word 97 que tenías (sí, tiempo pasado) eran licencias OEM, las cuales no son transferibles hacia otro computador. Echas a la basura la máquina y también echas a la basura el software.

De regreso a la pregunta "¿qué tal con documentos más complejos?". Concedido, necesitarás alguna clase de paquete ofimático a fin de crear tales archivos. Sin embargo, una cosa que debes tener en cuenta cuando escojas un software de estos es cómo vas a transmitir tus archivos a otras personas. A fin de asegurar la máxima portabilidad, vas a necesitar algo que produzca archivos que puedan ser vistos por todo el mundo, y la manera más eficiente de lograr esto es utilizando estándares abiertos.

Los estándares abiertos, por su mera naturaleza y por definición, están abiertos para todo el mundo para examinarlos e implementarlos − no estás atado a los productos de un vendedor en particular. Un ejemplo de un estándar abierto es el formato PDF (Portable Document Format) de Adobe. Independientemente del software que escojas, si éste es capaz de exportar tus documentos a formato PDF, entonces esos documentos serán legibles en casi todo sistema de computación en el planeta. Hay versiones oficiales de Adobe Acrobat Reader para Windows, MacOS y un puñado de variantes de Unix incluyendo GNU/Linux y FreeBSD, y hay además visores PDF de terceros como por ejemplo xpdf.

El formato PDF es perfecto en tanto que tus documentos sean sólo para examinarlos visualmente o para imprimirlos. Si esperas que los receptores de tus documentos puedan modificarlos en cualquier forma, entonces necesitarás tomar otro enfoque. Dependiendo de la complejidad de la disposición de tu documento, HTML será suficiente. HTML es el lenguaje de descripción de páginas utilizado para construir páginas Web, por lo que cualquier computadora − en verdad, cualquier dispositivo, inclusive mi teléfono celular entiende HTML − con el software necesario para visualizar páginas Web (exploradores o navegadores Web) serán capaces de ver el documento, y tal como se mencionó anteriormente, existen muchos editores HTML disponibles, los cuales permitirían a la otra persona realizar los cambios al documento y enviarlo de regreso a tí después. De hecho, HTML es tan simple para crear documentos que en realidad no necesitas un editor HTML. Esta mismísima página que estás leyendo en este momento fue creada utilizando directamente un editor de texto similar a la aplicación "Bloc de Notas" que viene con MS-Windows.

Si necesitas transmitir información más compleja que el receptor sea capaz de modificar, entonces necesitarás utilizar el formato nativo de un software de ofimática. En este caso tienes dos posibilidades: puedes exportar desde tu paquete de ofimática al formato de MS-Office y enviar el archivo exportado resultante, o puedes enviar un documento en el formato nativo de tu paquete de ofimática. Empecemos con las ventajas y desventajas de la primera solución.

La ventaja obvia de exportar tu hoja de cálculo, por ejemplo, al formato de MS-Excel es el hecho que estando Excel tan difundido, la mayor parte de la gente será capaz de acceder a tus datos sin tener que hacer nada más que sólo abrir el archivo. Hay, sin embargo, dos inconvenientes. El primero está relacionado al hecho que el formato de los archivos de Excel es un secreto cuidadosamente guardado por Microsoft y que los creadores de tu software de ofimática no pueden conocer con seguridad que su conversión sea exacta. Ellos tienen que adivinar cómo hacer un archivo de Excel, y ellos no siempre lo hacen correctamente. Yo he tenido experiencia de primera mano con tales problemas de conversión al enviar un documento de texto a un colega en Bélgica − las notas al pie se perdieron en algún lugar durante el proceso de exportar al formato de MS-Word, y dado que esta fue una traducción de registros de notas, las notas al pie eran importantes. Personalmente, yo ya no considero la exportación al formato de MS-Office una opción viable y siempre envío o HTML o PDF. Una compañía de grabaciones con la cual trabajo me insiste en enviar archivos de MS-Word, reclamando que su departamento que trabaja realizando los folletos incluídos en los CDs no pueden usar nada más. Yo cortésmente los complazco al exportar el documento a HTML y cambiando el nombre de la extensión del archivo de .html a .doc. En el otro punto, MS-Word abre el documento sin quejarse y el usuario (quien debería pero aparentemente no sabe cómo abrir un documento HTML en MS-Word) está felizmente ignorante de su pequeña falta de conocimiento de su trabajo.

El otro inconveniente de exportar al formato de MS-Word es menos crítico y más político. Muy simple, no estás fomentando la causa del Software Libre. En vez de eso, estás ayudando a mantener la inmerecida (en mi opinión) dominación de Microsoft en el software de escritorio, y no estás ayudando a la gente a liberarse de las cadenas de Microsoft.

Enviar documentos en el formato nativo del paquete de ofimática que uses también tiene ventajas y desventajas. Dos ventajas me vienen a la mente en seguida. Primero que todo el punto de vista político, activista: estás introduciendo a alguien más a la libertad y a los beneficios económicos del Software Libre. La única desventaja de enviar a alguien un documento en el formato nativo de tu paquete de ofimática es la obligación que estás imponiendo al receptor a utilizar el mismo paquete que tú usas, sin embargo de aquí surge la segunda ventaja: así como sería el caso si ambos estuvieran usando Microsoft Office, el receptor será capaz de ver el documento exactamente como el tuyo, realizar los cambios que sean necesarios y enviártelo nuevamente en un formato que te permite ver el documento original y los cambios hechos exactamente como se realizaron.

"OK, entonces mis correspondientes tendrán que instalar el mismo paquete que yo. ¿No es esto imponerles a ellos exactamente las mismas cargas que ellos me impondrían a mí al enviarme documentos de MS-Office?"

¿Cuánto cuesta MS-Office y estás legalmente autorizado a sacarle una copia para otras personas a fin de que lo puedan instalar? Cientos de dólares y no, copiarlo ciertamente no está permitido y quien lo hace está sujeto a multas y a sentencias de cárcel (en Francia, más de €150.000 − unos 180.000 dólares estadounidenses − y 3 años).

¿Cuánto cuesta, por ejemplo, OpenOffice.org y estás legalmente autorizado a hacerle copias para otros a fin de que lo instalen? Cero (aunque las donaciones son bienvenidas, pero de ningún modo son obligatorias) y sí, inclusive el copiarlo es fomentado.

¿No estabas diciendo algo acerca de cargas…? Me parece que al introducir a alguien al Software Libre, estás levantando una carga de sus hombros en vez de apilar otra sobre ellos.

"Suficientemente claro, pero la persona con quien quiero corresponderme no puede instalar el software en el computador de la compañía, o puede pero será amonestada por instalar software que no ha recibido la autorización de la compañía."

Ese es un problema más espinoso. Aquí hay dos categorías de ambiente corporativo. Primeramente está el entorno en el cual puedes contactar con quienes toman las decisiones y el personal de TI y lograr que alguien pruebe tu paquete. La mayor parte de la veces nadie verá algo malo con esto y estarás listo para seguir. Problema resuelto. La otra clase de ambiente corporativo es aquél en el que han recibido tanto lavado de cerebro de Microsoft que simplemente están demasiado embotados para cambiar en algún modo. Personalmente, no quiero trabajar con embotados, con equipos con el cerebro lavado por lo que yo los dejo ser lo que quieran. Me digo a mí mismo que por cada uno de esos que me encuentro habrán cientos de otros clientes potenciales con los cuales yo pueda trabajar. No es que nunca me haya topado todavía con alguno con el cual yo no podría…

Así, para concluir, podemos decir lo siguiente:

• Si utilizas MS-Office y quieres enviar documentos, entonces expórtalos a un estándar abierto. Al no hacer esto y enviar documentos de MS-Office, estás limitando tu audiencia potencial a aquéllos quienes son usuarios de la misma versión tuya de MS-Office y estás obligando a aquéllos quienes no son, a comprar una licencia costosa para poder leer el documento.
• Algunas veces no es técnicamente posible (ni decir financieramente) para las personas utilizar MS-Office.
• Por otra lado, si no te preocupa que el documento en el que alguien estará trabajando no sea el mismo documento que tú le enviaste (porque se pierden las notas al pie, por ejemplo), entonces, de todos modos, puedes confiar en el conocimiento de los formatos de MS-Office que los desarrolladores han manejado a través de ingeniería inversa, y guardar la esperanza que los filtros de importación/exportación de tu correspondiente paquete de ofimática funcionarán aceptablemente.
• Similarmente, si quien te envía un documento lo exportó al formato de MS-Office desde su software de ofimática, podrías no estar viendo lo que estaba realmente en el documento antes de que fuera exportado y enviado hacia tí…
• Cuestión de tamaño, también. Los documentos de MS-Office típicamente son más grandes que, por ejemplo, los archivos de OpenOffice.org y consecuentemente toman más tiempo para enviarlos por Internet, particularmente si usas una conexión dialup (mediante llamada telefónica). Un ejemplo de Michael K.: "Hace un par de meses obtuve una hoja de cálculo, que me enviaron por correo electrónico. En formato de Microsoft Excel (no me preguntes qué versión), ocupa 1184 KB y tomó una eternidad para abrir en OpenOffice.org. Volví a guardar el documento, sin hacer cambios en su contenido, como un documento de hoja de cálculo en formato de documento abierto y obtuve un archivo de 276 KB que abrió instantáneamente".

Si fueras a empezar a utilizar Software Libre (el cual es casi siempre gratis y libre en el sentido de libertad) hoy:

• Podrías descargarlo e instalarlo en tu flota de 200 computadoras personales y 80 portátiles completamente gratis. Esto es correcto: 280 licencias y no te costará ni un centavo. ¿Cuánto te costarían 280 licencias de MS-Office?
• Adicionalmente, cuando una nueva versión es liberada puedes descargarla y actualizar todas las 280 computadoras gratuitamente. Una vez más, esto es correcto: 280 actualizaciones gratis. ¿Cuánto te costarían 280 actualizaciones de MS-Office 2003?
• Al utilizar algo que soporte estándares abiertos, estás incrementando tu audiencia potencial al incluir todos y cada uno de los sistemas para los cuales hay software capaz de manejar tus archivos. En otras palabras, casi todos los sistemas de computación que existen bajo el sol.
• No sólo hay más personas potencialmente capaces de hacer algo con tus archivos, sino que el software con el cual hacen esto es muchas veces gratis también.
• No hay nada que te impida enviar una copia de Software Libre junto con los archivos que éste produce − "Libre" también significa libremente distribuible dentro de ciertos límites con los cuales no tropezarás mientras que seas simplemente un usuario final del software en vez de un desarrollador.

¡El Software Libre retiene todos los triunfos según lo que yo puedo ver! Probablemente por esto es que yo lo uso…

¹ En el texto original en inglés la palabra "word" (además de ser el nombre del producto de MS) se complementa con "word processor". Las traducciones fieles al español de "word" y de "word processor" serían "palabra" y "procesador de palabras", respectivamente.

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