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SVP, n'envoyez pas de document MS-Office

Il existe des alternatives plus sûres, moins chères et plus ouvertes…

Copyright © 2005-2024 Godwin Stewart.
La permission de copier, distribuer et/ou modifier ce document est accordée dans le cadre de la GNU Free Documentation License, Version 1.2 ou ultérieure publiée par la Free Software Foundation (la Fondation pour le Logiciel Libre), sans Section Invariante, sans Page de Garde, et sans Dernière de Couverture. Le texte de cette licence est disponible sur le site de la Free Software Foundation.

La version originale anglaise de ce texte est publiée ici : no-ms-office.php.

Avant de tailler dans le vif du sujet, j'aimerais vous rappeler un fait important qui est perdu lors de la traduction de ce type de document de la langue anglaise en français. Nous allons beaucoup parler de "Free Software" ce qui, traduit en français, devient "Logiciel Libre". C'est une traduction exacte par rapport à la signification voulue par la Free Software Foundation, mais il ne faut pas non plus négliger l'autre sens du mot "Free" : Gratuit.

Il est facile de penser que "Free Software" veut dire simplement "Logiciel Gratuit" car, pour l'écrasante majorité, les Logiciels Libres sont, en effet, gratuits.

Dans le document ci-dessous j'attire aussi l'attention sur la manière dont la "Free Circulation" (la libre circulation, mais aussi la circulation gratuite) des informations est empêchée.

La liberté et la gratuité sont toutes les deux mises en danger par ces logiciels propriétaires. Je traite des deux sujets non pas parce qu'elles sont dissociables, mais plutôt parce que ce sont deux concepts indépendants dont la survie est mise en danger en même temps.

Les documents Microsoft® Office™ (fichiers .doc de MS-Word, tableaux MS-Excel et présentations MS-PowerPoint entre autres) sont une nuisance. Ils empêchent la "Free Circulation", la libre circulation (mais aussi la gratuité de circulation), de l'information et placent une charge lourde et inutile sur les épaules de leurs destinataires.

Malheureusement pour les utilisateurs et promoteurs de Logiciels Libres, les noms de ces produits inférieurs sont devenus indissociables de leurs fonctions. Par exemple, si vous faisiez un sondage au coin de la rue, demandant à des personnes qui utilisent un ordinateur dans la vie de tous les jours le nom du premier logiciel qui leur vient à l'esprit si vous dites "traitement de texte", il y a de grandes chances qu'elles répondront presque toutes "Microsoft Word".

Reconnaissons-le, Microsoft a réussi un énorme coup de marketing. Que l'on apprécie ou pas les techniques employées par Microsoft pour maintenir ses produits devant les yeux du public, le géant de Redmond a réussi à faire croire aux consommateurs qu'ils ont besoin de ses produits, et a donc pu vendre des quantités énormes de licenses en jouant sur ce soi-disant besoin plutôt qu'en laissant les qualités techniques intrinsèques des produits attirer le consommateur.

C'est un joli coup de pub, mais les louanges vont s'arrêter ici.

Le secret industriel autour du formatage des fichiers générés par MS-Office est au cœur du problème. Si Microsoft ne divulgue aucune information technique concernant, par exemple, le formatage des fichiers contenant des tableaux Excel, la seule façon que vous avez d'être sûrs que vous visualisez un document que vous avez reçu exactement comme l'expéditeur le voulait est… d'ACHETER vous-mêmes une licence Excel ! Pourquoi diable est-ce que je devrais être obligé d'aller acheter un logiciel coûteux que j'utiliserais uniquement pour cette fonction alors qu'il existe d'autres méthodes de distribuer des informations ? Certes, il est possible que Microsoft finira par utiliser des standards ouverts tels que le XML dans la prochaine mouture de MS-Office (nom de code "Office12"), mais en attendant ils sont ravis de rester bouche cousue à Redmond et d'écouter le doux chant du tiroir de la caisse enregistreuse.

La solution, me direz-vous, est d'utiliser Microsoft Office et d'en finir. Je répondrais avec un "NON" très clair, pour plusieurs raisons. Tout d'abord, dans un souci de créer un environnement de travail le plus productif possible dans lequel j'arrive à passer plus de temps à travailler qu'à me soucier de licences, maintenir la sécurité des machines, m'assurer qu'elles n'attrapent pas le virus du jour et qu'elles ne ne se fassent pas détourner par le dernier spyware, AUCUN produit Microsoft n'est employé chez moi (je l'interdis même), encore moins sur une machine connectée à l'Internet. Cette exclusion va jusqu'à s'appliquer aux systèmes d'exploitation − toutes mes machines utilisent soit GNU/Linux, soit FreeBSD, pour lesquelles il n'existe pas de version de Microsoft Office de toutes façons.

Ensuite, étant donné le prix exorbitant de l'achat initial d'une licence MS-Office, puis le prix des mises à jour forcées lors de la sortie d'une nouvelle version, si on regarde le prix nul de la plupart des Logiciels Libres, on n'a pas vraiment envie de passer par Microsoft.

Enfin, les systèmes que j'utilise peuvent produire des documents qui ne dépendent pas de la plateforme utilisée et qui sont donc utilisables par pratiquement n'importe quel système informatique sur cette planète. Il y a le texte brut (entraînant évidemment la perte d'attributs de polices de caractères, et l'absence d'images), HTML, PDF, PostScript… Ceux qui veulent bien télécharger et installer OpenOffice.org (voir http://fr.openoffice.org) pourront même utiliser des documents au format natif OpenOffice.org si je leur en envoie. Si j'insistais sur l'utilisation de MS-Office, je serais simplement en train de limiter mon champ d'application aux seuls utilisateurs du même produit.

Les documents traitement de texte sont, pour la plupart, de simples textes avec éventuellement une image ou deux et du texte autour. Ce genre d'information pourrait très bien être véhiculé par un langage balisé très simple comme le HTML. Il existe d'innombrables éditeurs HTML disponibles, dont certains ne vous obligent pas à regarder plus loin que votre navigateur web (la suite Mozilla comprend un tel éditeur, appelé Mozilla Composer).

Un thème commun commence à s'esquisser ici. L'expéditeur du document se paye un logiciel pour saisir ses données, et le destinataire est obligé de payer une nouvelle licence du même logiciel afin d'accéder aux données de manière fiable. Payer, payer, payer ! Cette histoire va finir par revenir cher, surtout si on considère que ni l'expéditeur ni le destinataire n'a vraiment besoin de ces produits car les mêmes informations auraient pu être véhiculées par d'autres moyens qui ne coûtent pas un centime. Quel gaspillage… Oh, pendant que vous y êtes, n'oubliez pas de vous entraîner à meugler pour bien maintenir l'illusion d'être des vaches à lait… Merci, c'est gentil.

"Bon, d'accord. Mais qu'est-ce qu'on fait pour des documents plus complexes comme des tableaux avec des graphiques et des formules, ou bien des textes plus longs avec une table des matières, des notes de bas de page, enfin tout le bataclan ?"

En effet, un simple balisage n'est pas toujours satisfaisant. Parfois il faut une structure un peu plus élaborée. J'y reviendrai dans un instant. Ayant démontré comment MS-Office empêche la circulation gratuite d'informations, j'aimerais d'abord démontrer comment il empêche aussi la liberté dans la circulation d'informations avant d'y revenir.

C'est très simple. Ce n'est plus vous qui avez le contrôle de l'accès à vos fichiers. En utilisant un logiciel propriétaire, vous déléguez ce pouvoir à l'éditeur du logiciel. Exemple concret : essayez d'utiliser une version actuelle de MS-Word pour ouvrir un vieux document que vous avez fait avec Word 2. Vous n'y arriverez pas. Vous croyez toujours que c'est vous qui gérez l'accès à vos documents ? Autre exemple : supposons que Word 97 vous suffit pour vos travaux quotidiens, mais quelqu'un vous envoie un document Word 2003. Il vous sera impossible d'ouvrir ce fichier tant que vous n'aurez pas acheté une mise à jour de votre copie de Word. Votre accès au fichier est subordonné au consentement (sous la forme d'une licence d'utilisation de la mise à jour) d'un tiers. Et la liberté là-dedans ?

Je soumets aussi ce scénario, pris de la vie quotidienne du personnel informatique des entreprises, pour votre considération. Vous êtes, ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez est, parfaitement à l'aise avec, par exemple, Word 97, et vous ne voyez aucune raison de faire une mise à jour. Puis les machines un peu vétustes de l'un des bureaux sont remplacées avec des machines neuves qui ont toutes Word 2003 de préinstallé. Il faut commencer par apprendre aux utilisateurs des nouvelles machines comment sauvegarder leurs document au format plus ancien de Word 97 (avec tout le temps perdu à répondre aux demandes incessantes de confirmation "Voulez-vous vraiment faire ceci ?"), et le personnel informatique perd d'innombrables heures à répondre aux interrogations des utilisateurs dans d'autres bureaux qui ne peuvent plus ouvrir les fichiers sauvegardés sur le serveur par les utilisateurs des machines neuves qui ont oublié de (ou qui tout simplement ne veulent pas, ça prend du temps en plus, n'est-ce pas ?) sauvegarder leurs documents au format Word 97. Afin d'éviter ces pertes de temps, l'entreprise se voit obligée de mettre les autres machines à jour en Word 2003, mais ces machines ne sont pas assez puissantes pour faire fonctionner cette version plus récente et il faut les remplacer aussi maintenant !

La solution, me direz-vous, serait de désinstaller Word 2003 sur les machines neuves et d'y réinstaller Word 97. Bonne idée, mais vous n'avez pas le droit. Les licences de Word 97 que vous aviez (notez l'utilisation de l'imparfait) étaient des licences OEM qui ne sont pas transférables à une autre machine. Jetez la machine et vous jetez vos droits d'utiliser les logiciels préinstallés aussi.

Revenons-en à la question des documents plus complexes. C'est vrai, il vous faudra un logiciel de bureautique pour créer ce genre de document. Une chose qu'il faut toujours garder à l'esprit en choisissant un package bureautique est la méthode que vous allez employer pour communiquer aux autres les documents que vous allez créer. Afin d'assurer la plus grande portabilité de vos documents vous allez avoir besoin de quelque chose qui pourra produire des fichiers lisibles par tout le monde, et la manière la plus efficace d'y parvenir est d'utiliser des standards ouverts.

Les standards ouverts sont, par définition et de par leur nature même, ouverts à tous pour que tout le monde puisse les étudier et les mettre en œuvre − vous n'êtes plus contraints d'utiliser les produits de tel ou tel éditeur. Un exemple de standard ouvert est le "Portable Document Format" (PDF) d'Adobe. Peu importe le package bureautique que vous chosirez, s'il peut exporter vos documents en PDF, ces documents seront utilisables sur presque n'importe quel système informatique. Il existe des versions officielles du logiciel Acrobat Reader d'Adobe, qui permet de visualiser et d'imprimer des documents PDF, pour Windows, MacOS et quelques variantes d'Unix, y compris GNU/Linux et FreeBSD, et il existe aussi des logiciels semblables faits par d'autres personnes, tels que xpdf.

Le format PDF convient très bien tant que vos documents sont destinés à la simple visualisation ou à l'impression. Si, par contre, vous voulez que vos correspondants puissent vous les renvoyer modifiés, vous devrez essayer une autre méthode. Si ces documents ne sont pas d'une complexité trop importante, le HTML suffira. Le HTML est le langage de description de pages utilisé pour construire des pages web. Tout ordinateur − et d'autres types de matériel comme, par exemple, mon téléphone portable même qui comprend le HTML − muni du logiciel nécessaire pour visionner les pages web (navigateur web) pourra utiliser vos documents. Il a déjà été mentionné ci-dessus que les éditeurs HTML ne manquent pas. Et en vérité, le HTML est tellement simple que vous n'aurez même plus besoin d'un éditeur spécifique avec un peu de pratique. Cette page que vous lisez maintenant, par exemple, a été rédigée avec un simple éditeur de texte semblable à l'accessoire "Bloc notes" installé avec MS-Windows.

Par contre, si vous voulez communiquer des documents complexes en vue de leur modification par le destinataire, vous devrez utiliser un format bureautique. Partant d'ici, vous avez deux possibilités : vous pouvez exporter en format MS-Office depuis votre package bureautique et envoyer le document MS-Office résultant, ou alors vous pouvez envoyer un document natif de votre package. Voyons en premier les avantages et inconvénients de la première solution.

L'avantage évident de l'envoi d'un tableau, par exemple, au format MS-Excel est que, ce logiciel étant tellement répandu, les gens pourront, pour la plupart, ouvrir votre document exactement comme si c'était Excel même qui l'avait généré. Il y a deux inconvénients cependant. Le premier vient du secret industriel qu'est le format interne des fichiers Excel, ayant pour conséquence que les auteurs de votre package bureautique ne peuvent pas être sûrs à 100% que leurs algorithmes de conversion fonctionnent correctement. Ils sont obligés de tâtonner et il peut leur arriver de se tromper ou d'omettre un détail. Une anecdote personnelle : lorsque j'ai exporté un texte sur lequel je travaillais vers le format MS-Word en utilisant OpenOffice.org afin de l'envoyer à un collaborateur en Belgique, les notes de pied de page sont disparues. Pire encore, ces notes avaient de l'importance car le document était la traduction des notes accompagnant un CD. A mon avis, l'export vers un format MS-Office n'est pas fiable, et j'envoie toujours du HTML ou un PDF maintenant. Une maison de disques en Allemagne avec laquelle je travaille insiste que je leur envoie des documents MS-Word, disant que le service qui s'occupe de faire les livrets qui accompagne les CD ne peut pas utiliser autre chose. Pas de problème. J'exporte en HTML et je modifie le nom du fichier exporté en '.doc' au lieu de '.html'. L'installation de MS-Word à l'autre bout n'y voit que du feu et tout le monde est content.

L'autre inconvénient d'exporter vers un format MS-Office est d'un caractère plus politique que technique. Tout simplement, vous n'œuvrez pas pour la cause des Logiciels Libres, vous aidez plutôt à maintenir la position dominante (et injustifiée à mon avis) de Microsoft sur le bureau et vous n'aidez pas les autres à se libérer du joug de Microsoft.

L'envoi de documents dans le format natif de votre package bureautique présente également des avantages et des inconvénients. Deux avantages viennent immédiatement à l'esprit. D'abord, vous permettez à quelqu'un de s'ouvrir sur le monde des Logiciels Libres avec tous les avantages économiques et la liberté qu'ils apportent. Le seul inconvénient est l'obligation que vous imposez sur ces personnes d'utiliser le même package bureautique que vous, mais de là vient aussi le second avantage : tout comme si vous vous étiez tous mis d'accord pour utiliser MS-Office, le destinataire de vos documents verra ces derniers exactement comme vous les avez créés, pourra y apporter des modifications et vous les renvoyer d'une manière permettant de voir les modifications exactement comme elles étaient voulues.

"D'accord, je veux bien, mais imposer mon package bureautique sur mes correspondants, est-ce que ce n'est pas leur imposer les mêmes contraintes qu'ils m'imposeraient en me forçant à utiliser MS-Office ?"

Quel est le prix d'une licence MS-Office, et avez-vous le droit de faire une copie du CDROM d'installation pour permettre à quelqu'un d'autre de l'installer ? La licence vaut des centaines d'euros et la copie est strictement interdite, pouvant même vous rendre passible d'une amende atteignant 150.000 € et d'une peine de prison de jusqu'à 3 ans.

Maintenant, quel est le prix d'une licence pour OpenOffice.org, par exemple, et est-ce que vous avez le droit d'en distribuer des copies ? La licence ne vous coûtera pas un centime (les dons sont toujours bienvenus mais pas du tout obligatoires) et oui, vous avez tout-à-fait le droit d'en faire autant de copies que vous voulez − c'est même encouragé.

Vous voulez parler de contraintes ? Il me semble qu'en faisant connaître les Logiciels Libres à quelqu'un, vous lui enlevez des contraintes au lieu de lui en donner davantage.

"OK. Je suis convaincu. Reste à convaincre mon correspondant qui n'a pas suffisamment de privilèges pour installer des logiciels sur son poste de travail professionnel, ou qui les a mais qui serait invité à prendre la porte s'il installait quelque chose qui n'a pas reçu la bénédiction de la direction."

En effet, c'est un problème plus épineux. Il existe deux grandes cultures d'entreprise. Il y a d'abord les entreprises dont vous pouvez dialoguer avec les décisionnaires et le personnel du service informatique et leur demander d'essayer votre package. La plupart du temps ils n'y verront pas d'inconvénient et le problème sera résolu. Ensuite il y a les entreprises qui ont reçu tellement de lavage de cerveau de chez Microsoft qu'elles sont devenues obtuses et ne bougeront pas d'un iota. Personnellement, je n'ai pas envie de travailler avec des organisations aussi intransigeantes et je me dis que pour chaque client potentiel aussi borné il y en a une centaine de plus souples. Ceci dit, je n'ai pas encore rencontré de client avec qui je ne pouvais pas travailler…

En conclusion, nous pouvons donc dire aux utilisateurs de MS-Office :

Si vous utilisez MS-Office et vous voulez envoyer vos documents aux autres, essayez de les exporter vers un standard ouvert. Ne pas faire ce petit effort et envoyer simplement des documents MS-Office réduit votre public aux seuls utilisaters de la même version de MS-Office que vous et oblige les autres à acheter une licence coûteuse qui leur serait autrement inutile.

Parfois, l'utilisation de MS-Office n'est même pas une possibilité technique (sans même parler de la contrainte financière).

Par contre, si la certitude que votre correspondant verra exactement ce que vous avez à l'écran n'est pas du tout importante, vous pouvez compter sur les connaissances parfois incomplètes acquises par ingénierie à rebours et espérer que les filtres d'import-export du package bureautique de votre correspondant ne vont pas détruire certaines informations.

De même, si vos correspondants exportent leurs documents vers un format MS-Office avant de vous les envoyer, il y a un risque que vous recevrez un document altéré ou incomplet (rappelez-vous le coup de mes notes de bas de page qui se sont fait la malle)…

Les documents MS-Office sont typiquement d'un poids nettement plus important que les fichiers générés par OpenOffice.org, par exemple. Ils sont donc plus longs à envoyer ou recevoir par une connexion réseau, surtout si la connexion est une connexion Internet bas-débit. Témoignage de Michaël K. : "On m'a envoyé un tableau par e-mail il y a quelques mois. C'était un document au format MS-Excel (ne me demande pas quelle version), il faisait 1184Ko et OpenOffice.org a mis un temps fou à l'ouvrir. Je l'ai re-sauvegardé au format OpenDocument mais sans y apporter aucune modification, et j'ai fini avec un document de 276Ko qui s'ouvrait instantanément"

Si vous vouliez basculer vers une solution "Logiciels Libres" (qui sont presque toujours gratuits aussi) aujourd'hui :

Vous pourriez télécharger les logiciels en question et les installer sur votre parc de 200 machines de bureau et 80 portables totalement gratuitement. Je répète : 280 licences ne vous coûteraient pas un centime. Combien vous coûteraient 280 licences MS-Office ?

Lors de la sortie d'une nouvelle version, vous pourrez la télécharger et ainsi mettre à jour vos 280 machines gratuitement. Vous avez bien lu, 280 mises à jour ne vous coûteraient pas un centime. Quel serait le prix de 280 mises à jour en MS-Office 2003 ?

Si vous utilisez un logiciel qui prend en charge des standards ouverts, vous vous mettez à la portée de tout système informatique compatible avec ces standards ouverts − c'est-à-dire la quasi-totalité du parc machines mondial.

Non seulement vous vous mettez à la portée d'un nombre plus important de systèmes, mais en plus les logiciels utilisés pour exploiter vos documents seront pour la plupart Libres et gratuits.

Rien ne vous empêche de joindre une copie du package bureautique que vous utilisez avec les documents que vous envoyez − les Logiciels Libres sont redistribuables librement dans un cadre que vous ne dépasserez pas en tant qu'utilisateur final.

Les Logiciels Libres semblent détenir tous les atouts. C'est probablement pour cette raison je les utilise…

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Last update: 14-JUL-2005 11:54:00 UTC
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