Alsjeblieft, geen MS-Office documenten

Er zijn betere, veiligere, goedkopere en meer overdraagbare alternatieven...

Copyright © 2005-2024 Godwin Stewart.
Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.2 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy of the license is available from the Free Software Foundation.

Nederlandse vertaling door Angel.
Oorspronkelijke tekst in het engels.

Microsoft Office documenten (o.a. MS-Word .doc bestanden, MS-Excel spreadsheets en MS-Powerpoint presentaties) zijn een last. Ze hinderen de vrije (en gratis) circulatie van informatie en ze plaatsen onnodige lasten op de ontvangers van de bestanden.

Helaas voor de gebruikers en voorstanders van Free Software, zijn deze (betwistbaar) inferieure producten synoniem geworden met hun beoogde doel. Als je bijvoorbeeld op straat mensen die iedere dag met een computer werken zou vragen wat het eerste programma is wat bij hun opkomt als je zegt "tekst verwerker" dan zal de overweldigende meerderheid van de ondervraagden antwoorden "Microsoft Word". Laten we eerlijk zijn, een tekstverwerkings pakket ("word processor" in het engels) "Word" noemen is zo simpel dat het bijna geniaal is. Hoe kan iemand niet aan "Word" denken wanneer je "tekstverwerker" zegt? Overigens een geschiedkundige noot, het idee om een tekstverwerker "Word" te noemen was niet van Microsoft. In het begin van de jaren '80 had het Zweedse bedrijf Scandinavian PC Systems (SPCS) een tekstverwerker uitgebracht die "SPCS Ord" heette. Het Zweedse "Ord" betekent "Woord" ("Word" in het engels).

Een ander gebied waar Microsoft goed in is is marketing. Of men het nou wel of niet eens is met de tactieken die Microsoft gebruikt om hun producten in de volle aandacht van de consumenten te brengen, de reus van Redmond heeft de consumenten laten geloven dat zij de producten nodig hebben, en is in geslaagd om een onbehoorlijk aantal licenties te verkopen alleen om die reden, en niet op de puur technische prestaties van de producten.

Hier eindigt de lof echter.

Het hart van het probleem is de geheimzinnigheid van Microsoft omtrend de manier waarop gegevens in de bestanden van MS-Office applicaties worden opgeslagen. Als Microsoft geen technische details vrijgeeft over hoe, bijvoorbeeld, Excel spreadsheets zijn geformatteerd, dan is er maar een manier om er zeker van te zijn dat je het bestand ziet op de manier zoals de zender het bedoeld had… een licentie voor Excel kopen! Waarop moet ik een duur product gaan kopen wat ik alleen maar zou gebruiken voor dit ene doel, als er andere methodes zijn om informatie te versturen? Hoewel er sprake is dat Microsoft eindelijk open standaards zoals XML zal gebruiken in de volgende versie van Office, codenaam "Office12", op het moment zijn ze er erg tevreden mee om hun lippen stijf op elkaar te houden en te luisteren naar het zachte gerinkel van de kassa.

Het antwoord, zou je kunnen zeggen, is gewoon Microsoft Office gebruiken, en klaar. Dat zal niet gebeuren om een aantal redenen. Ten eerste, om een meer productieve werkomgeving te creëren waarin ik meer tijd kan besteden aan echt werk dan me druk maken over licenties, en de machines veilig houden en ervoor te zorgen dat ze niet worden geinfecteerd met het virus van de dag of gekaapt door de nieuwste spyware, gebruik ik hier geen enkele Microsoft software, en al helemaal niet op een machine met directe toegang tot het Internet. Dit geldt zelfs voor de operating systems − alle machines hier draaien FreeBSD of GNU/Linux waarvoor zowiezo geen versies van Microsoft Office bestaan.

Ten tweede, in het licht van de buitensporige kosten van de eerste aanschaf van Microsoft Office en de gedwongen opwaarderingen (waarvoor ook betaald moet worden) zodra er een nieuwe versie uit komt, vergeleken met het feit dat de meeste Free Software gratis is, is de balans weer in het voordeel van niet met Microsoft in zee gaan.

Tenslotte, de systemen die ik gebruik zijn in staat om documenten te produceren die niet platform-afhankelijk zijn en daarom gebruikt kunnen worden door absoluut elk computersysteem onder de zon: platte tekst (natuurlijk dan wel met het verlies van lettertypes en plaatjes), HTML, PDF, PostScript. Zij die bereid zijn om OpenOffice.org (zie http://nl.openoffice.org) te downloaden en installeren zullen ook in staat zijn om OpenOffice.org documenten te gebruiken als ik ze zou versturen. Als ik erop zou staan om Microsoft Office te gebruiken dan zou ik mijn actieveld beperken tot andere gebruikers van Microsoft Office.

Meestal zijn documenten verstuurd in word processor formaat simpele teksten, mogelijk met een of twee plaatjes met tekst er omheen. Dit is het soort informatie dat makkelijk kan worden overgebracht met behulp van een simpele opmaak taal zoals HTML. Er zijn talloze applicaties voor het schrijven van HTML, en soms hoeft men niet eens verder te kijken dan de eigen browser (de Mozilla browser bevat zo'n HTML editor, genaamd Mozilla Composer).

Zie je al een patroon te voorschijn komen? De zender betaalt voor een sofware pakket om data te versturen, en vervolgens is ontvanger gedwongen om een kopie van hetzelfde pakket te kopen om de data op betrouwbare wijze te benaderen. Rinkelen, die kassa! Dit wordt al snel een duur spelletje, vooral als je bedenkt dat geen van beide die software echt nodig heeft, aangezien dezelfde informatie makkelijk had kunnen worden overgebracht met behulp van andere methodes die zowel de zender als de ontvanger geen cent hadden gekost. Kun je verspilling spellen? Begin maar alvast te oefenen met loeien, zodat je de illusie van de perfecte melkkoe kunt ophouden.

"Okee. Maar wat doen we met de complexere documenten zoals spreadsheets met grafieken en formules, of lange teksten met een inhoudsopgave, voetnoten en de hele rambam?" hoor ik je vragen. Daar heb je gelijk in. Simpele opmaak is niet de ultieme oplossing in document formaten en soms is er iets krachtigers nodig. Free Software voorziet ook in deze gevallen, maar nu we hebben gezien hoe gesloten software zoals Microsoft Office de gratis verspreiding van Free Software hindert, laten we eens kijken naar hoe het ook de vrije circulatie van informatie hindert.

Simpel gezegd, je hebt geen zeggenschap meer over de toegang tot je eigen bestanden. De maker van de software waarmee deze gemaakt zijn bepaalt dat. Een voorbeeld: probeer eens met een recente versie van Word een oud document dat geschreven is met Word 2 te openen. Het zal je niet lukken. En daar dacht je dat jij de toegang tot je bestanden controleerde… Nog een voorbeeld: stel dat Word 97 genoeg is voor je dagelijkse behoeften, maar dat iemand je een Word 2003 document toestuurt. Het mag duidelijk zijn dat je dat document niet kan openen zonder jouw versie van Word te upgraden, dus wie houdt je tegen om dat document nu te lezen? Wel alle #&^%@... nu heb je toestemming van een derde partij (in de vorm van een licentie overeenkomst om de opgewaardeerde software te gebruiken) nodig om de mogelijkheid te hebben om informatie uit te wisselen! En de vrije circulatie van informatie gaat in rook op.

Beschouw dit scenario ook, het is weer een ander voorbeeld uit het echte leven van IT personeel. Jij, of het bedrijf waar je voor werkt, zijn erg blij met, zeg, Word 97 en je hebt geen behoefte aan een upgrade. Dan worden de oudere, achterhaalde machines van een verdieping vervangen, en de nieuwe machines zijn reeds voorzien van Word 2003. Gebruikers van die nieuwe machines moet nu geleerd worden hoe ze documenten kunnen opslaan in het oude formaat van Word (met alle tijd die verloren gaat met het beantwoorden van "weet u echt zeker dat u dit wilt doen?" dialogen), en het IT personeel verspilt talloze uren met het beantwoorden van telefoontjes van personeel van de overige verdiepingen die bestanden op de centrale server niet meer kunnen openen zodra deze opgeslagen zijn door een gebruiker van de nieuwe machines die vergeten (of zich er niet druk om maken, het kost tijd, nietwaar?) om hun documenten in Word 97 formaat op te slaan. Om deze tijdverspilling tegen te gaan moet het bedrijf alle andere machines upgraden naar Word 2003. Het probleem is, deze machines zijn niet recent genoeg om Word 2003 met een redelijke snelheid te draaien, dus die moeten ook vervangen worden!

De oplossing, zou je kunnen zeggen, is Word 2003 te deinstalleren van de nieuwe machines en Word 97 opnieuw installeren. Klinkt goed, maar dat gaat niet. De Word 97 licenties die je had (jawel, verleden tijd) waren OEM licenties, en die zijn niet overdraagbaar naar een andere machine. Dump de machine en je dumpt ook de software.

Terug naar de vraag "wat doen we met complexere documenten?". Toegeven, je zal een of ander office pakket moeten hebben om zulke bestanden te creëren. Echter, een ding wat je in je achterhoofd zult moeten houden als je zo'n pakket uitkiest is hoe je jouw bestanden gaat communiceren naar andere mensen. Om maximum overdraagbaarheid te garanderen zul je iets nodig hebben wat bestanden produceert die voor vrijwel iedereen te bekijken zijn, en de meest efficiente manier om dat te bereiken of om open standaards te gebruiken.

Open standaards zijn, van nature en per definitie, wel, open voor iedereen om te onderzoeken en implementeren − je bent niet gebonden aan de producten van een specifieke verkoper. Een voorbeeld van een open standaard is Adobe's Portable Document Format (PDF). Ongeacht welk pakket je kiest, als het in staat is om je documenten te exporteren naar PDF formaat, dan zullen deze documenten leesbaar zijn op vrijwel ieder computersysteem ter wereld. Er bestaan officiele versies van Adobe's Acrobat reader voor Windows, MacOS en een handvol Unix varianten inclusief GNU/Linux en FreeBSD, en er zijn ook PDF viewers van derde partijen, zoals xpdf.

PDF is prima zolang jouw documenten alleen bedoelt zijn om te bekijken of te printen. Als je van je ontvangers verwacht dat ze ze op enige wijze veranderen dan zul je een andere benadering moeten proberen. Afhankelijk van hoe complex de layout van je document is kan HTML genoeg zijn. HTML is de pagina beschrijvings taal die gebruikt wordt om web pagina's te bouwen, dus iedere computer − wat heet, ieder apparaat, zelfs mijn mobieltje begrijpt HTML − met de nodige software om web pagina's te bekijken (web browser) zal in staat zijn het document te bekijken, en zoals eerder gezegd, er zijn heel veel HTML editors beschikbaar, wat de andere persoon in staat stelt om veranderingen in het document aan te brengen en het daarna terug naar jou te sturen. In feite is HTML zo simpel te schrijven dat je niet eens echt een HTML editor nodig hebt. Dezelfde pagina die je nu leest was geschreven met gebruik van een rechttoerechtaan tekst editor vergelijkbaar met de Notepad applicatie die bij MS-Windows geleverd wordt. (Noot van de vertaler: De vertaling van de oorspronkelijke engelse tekst in het nederlands is ook gedaan met gebruik van precies zo'n zelfde tekst editor. Hier zien we het idee van de oorspronkelijke auteur in de praktijk.)

Als je complexere informatie moet communiceren wat de ontvanger moet kunnnen veranderen, dan zul je het eigen formaat van een office pakket moeten gebruiken. Er zijn dan twee mogelijkheden: je kunt vanuit je office pakket exporteren naar het eigen formaat van MS-Office en het geexpoteerde bestand versturen, of je kunt het document in het eigen formaat van je office pakket versturen. Laten we beginnen met de voor- en nadelen van de eerste oplossing.

Het voor de hand liggende voordeel van het exporteren van bijvoorbeeld je spreadsheet in MS-Excel formaat is het feit dat Excel zo wijd verspreid is, dat de meeste mensen je data kunnen benaderen zonder veel meer te hoeven doen dan gewoon het bestand openen. Er zijn echter twee nadelen. De eerste heeft te maken met het feit dat het formaat van Excel bestanden een goed bewaakt geheim van Microsoft is en de auteurs van je office pakket niet zeker kunnen weten dat hun conversie juist is. Ze moeten raden hoe je een Excel bestand maakt, en dat gaat niet altijd goed. Ik heb zulke conversieproblemen aan den lijve ondervonden toen ik een tekst document naar een collega in België stuurde − de voetnoten waren bij het exporteren naar MS-Word formaat verdwenen, en aangezien dit een vertaling was van informatie over een opname, waren de voetnoten belangrijk. Ikzelf beschouw het exporteren naar MS-Office formaat niet meer als een geldige optie en stuur altijd HTML of PDF. Een platenmaatschappij waar ik mee werk staat erop dat ik MS-Word bestanden stuur, bewerende dat de afdeling die de boekjes maakt die bij de CDs zitten nergens anders mee kan werken. Ik gehoorzaam beleefd door het document naar HTML te exporteren en vervolgens de bestandsextentie te veranderen van .html naar .doc. De MS-Word aan de andere kant opent het zonder tegen de gebruiker te klagen en de gebruiker (die zou moeten weten, maar kennelijk niet weet hoe een HTML document te openen in MS-Word) blijft zalig onwetend van zijn, ahem, lichte gebrek aan kennis op het gebied van zijn werk.

Het andere nadeel van exporteren naar MS-Office formaat is minder critisch maar meer politiek. Heel simpel, je gaat voorbij aan het doel van Free Software. In plaats daarvan werk je mee aan Microsoft's onverdiende (naar mijn mening) dominantie van desktop software, en je helpt mensen niet met het breken van de ketens waarmee ze aan Microsoft vastzitten.

Documenten in het eigen formaat van het office pakket wat je gebruikt versturen heeft ook voor- en nadelen. Twee voordelen springen meteen in het oog. Ten eerste het politieke, activist-vriendelijke punt: je introduceert iemand anders tot de vrijheid en economische voordelen van Free Software. Het enige nadeel van iemand een document in het eigen formaat van je office pakket versturen is de verplichting die je op de ontvanger legt om hetzelde pakket te gebruiken als jij, maar hier komt het tweede voordeel boven: net als in het geval dat je allebei Microsoft Office zou gebruiken zal de ontvanger in staat zijn jouw document te bekijken precies zoals jij het bedoelt had, veranderingen te maken als dat nodig mocht zijn en het terugsturen in een formaat wat jou in staat stelt om het orgineel en de gemaakte veranderingen te bekijken, precies zoals bedoelt was.

"Goed, dus mijn correspondenten moeten hetzelfde pakket installeren als ik. Plaats ik dan niet precies dezelfde last op hen als dat zij zouden doen als ze mij MS-Office documenten sturen?"

Hoeveel kost MS-Office, en is het wettelijk toegestaan om er een copie van te maken die iemand anders kan installeren? Honderden euros, en nee, copieren is zeker niet toegestaan en stelt de dader bloot aan boetes en/of gevangenisstraf (in Frankrijk, tot 150000 € en drie jaar).

Hoeveel kost, bijvoorbeeld, OpenOffice.org en is het wettelijk toegestaan om een copie te maken die iemand anders kan installeren? Nul (donaties zijn welkom, maar op geen enkele manier verplicht) en ja, copieren wordt zelfs aangemoedigd.

Zei je iets over lasten?… Het lijkt mij dat, door iemand te introduceren tot Free Software, je een last van hun schouders neemt in plaats van er nog eentje bij stapelen.

"Prima, maar de persoon waar ik mee wil corresponderen kan geen software op de bedrijfscomputer installeren, of kan het wel maar wordt dan ontslagen wegens het installeren van software wat niet de zegen van het bedrijf heeft."

Dat is een lastiger probleem. Er zijn hier twee soorten bedrijven. Ten eerste is er het soort waar je de beslissingnemers en het IT personeel kunt aanspreken en iemand jouw pakket laten proberen. Meestal zal niemand er problemen mee hebben en dat was het dan. Probleem opgelost. Het andere soort bedrijf is datgene wat zo grondig door Microsoft is gehersenspoeld dat ze te afgestompt zijn voor wat voor 'n verandering dan ook. Persoonlijk weiger ik om te werken met afgestompte, gehersenspoelde instellingen en laat ik ze met rust. Ik houd mezelf voor dat er tegenover een van die wel honderd andere potentiele klanten staan waar ik wel mee kan werken. Niet dat ik er ooit een ben tegengekomen waarmee dat niet kon…

We kunnen dus het volgende concluderen:

• Als je MS-Office gebruikt en documenten wilt versturen, exporteer ze dan naar een open standaard. Door dat niet te doen en gewoon MS-Office documenten te versturen beperk je je potentiele publiek tot diegenen die al gebruikers zijn van dezelfde versie van MS-Office die jij gebruikt en verplicht je anderen om een dure licentie aan te schaffen.
• Soms is het technisch (laat staan financieel) niet mogelijk voor mensen om MS-Office te gebruiken.
• Aan de andere kant, als het je niet kan schelen dat het document waarmee iemand zal werken wel eens niet gelijk kon zijn aan het document wat jij verstuurde (ontbrekende voetnoten bijvoorbeeld), ga dan vooral je gang en vertrouw op de beperkte kenning over MS-Office formaten die ontwikkelaars middels reverse engineering hebben kunnen achterhalen, en hoop dat de import/export filters van het office pakket van je correspondent voldoende werken.
• Andersom, als jouw correspondenten naar MS-Office formaat hebben geexporteerd vanuit hun pakket, dan kon je wel eens niet kijken naar wat er in het document stond voordat het werd geexporteerd en naar jou verstuurd…
• Grootte telt ook. MS-Office documenten zijn over het algemeen veel groter dan, bijvoorbeeld, OpenOffice.org bestanden en kosten evenveel meer tijd om over het Internet te versturen, vooral als je een inbellijn gebruikt. Voorbeeld van Michael K.:"Ik kreeg een paar maanden terug een spreadsheet, verstuurd per email. In Microsoft Excel formaat (vraag me niet welke versie) was het 1184KB en duurde het een eeuwigheid om het met OpenOffice.org te openen. Ik heb het, zonder iets te veranderen, als een OpenDocument spreadsheet opgeslagen en kreeg een bestand van 276KB wat in een oogwenk opende."

Als je vandaag zou beginnen met Free Software (wat zowel vrij van kosten als vrij zoals in vrijheid is) gebruiken:

• Dan kon je het geheel gratis downloaden en installeren op je vloot van 200 desktops en 80 laptops. Je leest het goed: 280 licenties en het kost je geen stuiver. Hoeveel zouden 280 licenties voor MS-Office je kosten?
• Zodra er een nieuwe versie uitkomt kun je die downloaden en al je 280 machines upgraden, ook gratis. Je leest het alweer goed: 280 upgrades gratis. Hoeveel zouden 280 upgrades naar MS-Office 2003 kosten?
• Door iets te gebruiken wat open standaards ondersteund, vergroot je je potentiele publiek met elk en ieder type systeem waarvoor er software is die jouw bestanden aan kan. In andere worden, bijna elk computersysteem ter wereld.
• Niet alleen zijn er meer mensen in staat om iets met jouw bestanden te doen, maar de software daarvoor is meestal nog gratis ook.
• Er is niets wat je tegenhoudt om een copie van de Free Software mee te sturen met de bestanden die het produceert − "Free" staat hier ook voor het vrij distribueren, binnen bepaalde grenzen waar je als simpele eindgebruiker nooit tegenaan zult lopen, deze zijn alleen van belang voor ontwikkelaars.

Voor zover ik kan zien heeft Free Software alle troeven in handen! Daarom gebruik ik het waarschijnlijk ook…

Terug naar linux.sgms-centre.com/advocacy/
Terug naar linux.sgms-centre.com